Tag kontrol over historierne om dig.
Med en kompetent kommunikationsstrategi har du et stærkt redskab til at styre, effektivisere og kvalitetssikre din organisations kommunikation på tværs af forskellige kontaktpunkter, talspersoner og kanaler. Omvendt kan en skæv kommunikationsstrategi – som måske er forældet, uklar eller for generisk – skabe en række problemer med ineffektivitet og misforståelser i organisationen. I de tilfælde kan det være fristende bare at skrotte strategien, men husk: Ingen kommunikationsstrategi er også en kommunikationsstrategi!
Processen med at udarbejde kommunikationsstrategien er ofte næsten lige så vigtig som selve strategien, fordi en god proces afdækker de aktuelle styrker, svagheder, muligheder og udfordringer for organisationen og faciliterer en intern afklaring af, hvordan organisationen fremadrettet skal navigere. Rostra kan hjælpe jer med at sikre en god proces, der munder ud i en operationel kommunikationsstrategi.
Hvorfor skal Rostra hjælpe med din kommunikationsstrategi?
“Vi sidder ikke med ved bordet for at få ret. Vi sidder der for at stille de svære spørgsmål, tilbyde et perspektiv udefra, komme med forslag og bidrage med sparring baseret på de flere hundrede kommunikationsstrategier, som vi har udviklet for private virksomheder, offentlige myndigheder, NGO’er, faglige organisationer og brancheforeninger.”
Kontakt Christian Olesen på co@rostrapr.com eller 26 72 94 29 for at høre mere.
Kontakt
Christian Olesen
på co@rostrapr.com
eller 26 72 94 29
for at høre mere.
Hvad er en god kommunikationsstrategi for jer?
“Hvem der kommunikerer hvad til hvem, hvornår og hvordan.” Sådan kunne en kommunikationsstrategi i sin simpleste form formuleres. Disse elementer er nemlig kernen i en kommunikationsstrategi. Imidlertid kan de færreste organisationer stille deres kommunikationsbehov så simpelt op.
Vi mener ikke, at der er regler for, hvordan en kommunikationsstrategi skal se ud. Vi mener heller ikke, at der kun findes én måde at nå frem til en fornuftig kommunikationsstrategi. Det afhænger af organisationen og dens situation – og hvad formålet med kommunikationsstrategien er. For at ramme rigtigt bør kommunikationsstrategien udvikles med udgangspunkt i din organisations specifikke situation og med overblik over de stærkeste kommunikationsværktøjer, som organisationen har til rådighed i dag.
For nogle organisationer er det vigtigt, at kommunikationsstrategien foreskriver en lang række tekniske detaljer omkring kommunikations tone og stil, kanaler og målgrupper. For andre er det vigtigste, at kommunikationsstrategien helt konkret formulerer budskaberne, så kommunikationen er helt entydig på tværs af kontaktpunkter. For andre er det bedst, hvis kommunikationsstrategien kun beskriver en ansvarsfordeling og de rette procedurer.
Vores tilgang er derfor, at den rette kommunikationsstrategi er den, der virker for jer.
I tvivl om hvornår du har brug for en kommunikationsstrategi?
Man kan godt have for mange strategier. Man kan også godt have for mange strategiprocesser. Man skal bare huske på, at det også er en strategi ikke at have en strategi.
Hvis du er i tvivl, om I har brug for en kommunikationsstrategi, kan du gennemgå på nedenstående liste over situationer, hvor der er en rigtig god ide at have en kommunikationsstrategi:
- Når I lancerer – eller relancerer – initiativer, der skal kommunikeres bredt ud, fx et nyt produkt.
- Når I er en ny – eller reorganiseret – organisation eller forretningsenhed.
- Når I er i gang med større organisationsforandringer.
- Når I sideløbende kommunikerer til flere forskelle målgrupper, fx gamle og nye kunder.
- Når I sideløbende kommunikerer flere forskellige budskaber, fx forskellige ydelser eller produkter.
- Når I kommunikerer gennem flere forskellige kanaler, fx via jeres hjemmeside, på sociale medier og i pressen.
- Når I refererer til flere forskellige ledere, fx fra forskellige afdelinger eller separate organisationer.
- Når I er flere, der udtaler sig offentligt om organisationen, fx en CEO, en pressechef og jeres konsulenter.
- Når andre aktører (intern og eksternt) er stærkt afhængige af jeres ydelser.
- Når I arbejder med risikostyring og beredskabsplaner.
- Når kommunikationssituationer gentagne gange trækker i langdrag – fx på grund af tvivl om procedurer eller godkendelser, fortolkningsdiskussioner eller modstridende præcedens.
Hvis du som leder, projektleder eller koordinator befinder dig i en af ovenstående situationer uden en gældende kommunikationsstrategi, så vil vi anbefale, at du sætter gang i processen med at udarbejde en kommunikationsstrategi.
Hvem skal udvikle din kommunikationsstrategi?
Sammensætningen af holdet bag kommunikationsstrategien kan være altafgørende. Uden at komme ind på gruppedynamikker kan man sige, at der er fem egenskaber, som bør være repræsenteret på holdet bag kommunikationsstrategien:
- Beslutningskraft – så strategien reelt vil blive ført ud i livet.
- Viden – om målgruppen omverdenen, markedet, interne forhold, ressourcer og andre relevante forhold.
- Erfaring – praktiske erfaringer med den nuværende kommunikationsstrategi (eller mangel på samme) og erfaringsbaserede holdninger til, hvad der skal fortsætte uændret, og hvad der skal laves om.
- Faglighed – specialiseret know-how og et bredt perspektiv på kommunikationsstrategier, kommunikationsværktøjer, teknologier og kommunikative muligheder.
- Fremdrift – der skal placeres et ansvar for at planlægge, facilitere og gennemføre strategiprocessen, så dens slutprodukt er en god og operationel kommunikationsstrategi, som der er organisatorisk opbakning til.
Egenskaberne kan sagtens være fordelt på forskellige personer, eller den samme person kan repræsentere flere egenskaber. Alle deltagere behøver heller ikke nødvendigvis være med i processen fra start til slut.
Rostra kan rådgive dig og assistere med at sætte et godt hold, ligesom vi naturligvis kan løfte ansvaret for viden, faglighed og fremdrift. Vi rådgiver vores kunder om kommunikationsstrategi hver eneste dag, og vi har udviklet flere hundrede kommunikationsstrategier for private virksomheder, offentlige myndigheder, NGO’er, faglige organisationer og brancheforeninger.
Kommunikationsstrategi, kommunikationsplan eller kommunikationspolitik?
Ord gør en forskel, og der er forskel på en kommunikationsstrategi, en kommunikationsplan og en kommunikationspolitik. Men lad det nu ikke stå i vejen for at gøre det rigtige.
Kort sagt er kommunikationsstrategi det mest bredeste af de tre begreber, og man kan ikke udarbejde en kommunikationsplan eller en kommunikationspolitik uden at tage stilling til sin kommunikationsstrategi. De vigtigste forskelle mellem en kommunikationsplan og en kommunikationspolitik er, at kommunikationspolitikken typisk er mere overordnet og gælder, indtil andet vedtages, mens kommunikationsplanen typisk er mere specifik og har faste start- og slutdatoer.
I praksis vil vi i de fleste tilfælde anbefale operationelle kommunikationsstrategier, der inkluderer elementer fra en kommunikationsplan og en kommunikationspolitik. Simpelthen for at øge strategiens værdi i hverdagen. En kommunikationsstrategi skal rumme det, der skal til, for at den bliver en succes. Punktum.
Ønsker du at styre og effektivisere historierne om dig?
Rostra hjælper dig gennem hele processen med at udarbejde og implementere en stærk kommunikationsstrategi. Vores erfaring med adskillige kommunikationsstrategier betyder, at vi tilbyder et kompetent forslag til, hvordan din organisation fremadrettet skal navigere.
Hvordan udvikler man en succesfuld kommunikationsstrategi?
Der kan være mange veje til en succesfuld kommunikationsstrategi, men i vores erfaring er det en god start at afklare de følgende fire spørgsmål:
- Hvad er vores kommunikative udfordringer? Det er vigtigt at have en solid forståelse af, hvad der fungerer godt for jer, og hvad der fungerer mindre godt for jer – både når I kigger indad i organisationen, og når I kigger udad på omverdenen (og markedet). Det er altid en god ide at se på, hvad andre gør, og overveje hvorfor de gør sådan. Jo mere konkret og praktisk, man kan definere udfordringerne, jo bedre.
- Hvilke mål og midler skal kommunikationsstrategien fokusere på? En god strategiproces skal udspringe af de praktiske forhold – ellers vil den være irrelevant fra starten. Hvis man derimod kender sine ressourcer (medarbejdere, budgetter, kompetencer, relationer osv.) på forhånd, kan man bruge sin tid og energi på, hvad der er realistisk at opnå med de ressourcer. Ligeledes skal målsætningerne være relevante og realistiske. Relevant betyder, at det gør en forskel, hvis vi indfrier dem. Realistisk betyder, at det skal være kommunikationsmål, dvs. opnåelige ved brug af kommunikation. Målene skal også være målbare, enten på antal – fx positive antal evalueringer eller antal presseklip – eller binære, fx at besvare alle henvendelser inden for 24 timer. Hvis målet ikke kan måles, hvordan kan vi så evaluere indsatsen?
- Hvordan er vores behov for viden? Vi anbefaler altid, at en kommunikationsstrategi baseres på viden, herunder velargumenterede analyser. Derfor er det en del af den indledende at kortlægge jeres viden og vidensbehov. Ligger I inde med al den information, som der er brug for? Eller er der analyser, der skal laves, og data der skal indsamles? Kan der være behov for at teste nogle af jeres antagelser? Det er ofte en god ide at starte med benchmarke jer op mod sammenlignelige organisationer: Får I lige så meget omtale? Hvor mange i målgruppen kender jer? Hvordan ser målgruppen på jer? Hvad siger jeres egne kunder om jer? Hvad siger konkurrenternes kunder om jer? Der er gode kvalitative og kvantitative metoder, der kan bruges uden at sprænge budgetterne.
- Hvilke spørgsmål skal kommunikationsstrategien give svar på? Strategiprocesser kan have en tendens til at blive meget overordnede. Derfor er det fornuftigt at definere mållinje i kraft af en serie spørgsmål (med underspørgsmål), som kommunikationsstrategien skal give svar på. Jo mere konkrete spørgsmål, jo bedre. Det kan fx være: Hvilke kommunikationskanaler skal vi fokusere vores ressourcer på? Hvem skal godkende hvilke typer ekstern kommunikation? Hvem skal høres først? Hvilke typer spørgsmål besvarer vi offentligt på vores sociale medier? Hvad er vores konkrete svar til de fem mest afgørende spørgsmål fra nye, potentielle kunder? Hvordan er proceduren, hvis en journalist ringer med en deadline om to timer?
Det er en udfordring at gennemføre en fokuseret og effektiv strategiproces. Vi kan hjælpe dig.
Strategien er klar, men der skal mere fart på eksekveringen
Måske har du allerede en god kommunikationsstrategi, men har behov for at sætte blus under eksekveringen af den. Her kan Rostra være lige den samarbejdspartner, som du har behov for.
Du kan fx bruge os som:
Kick-start af eksekveringen. Hvis strategien er ny – eller der blot er groet lidt mos på den – kan vi hjælpe med at komme på videre ud ad det rette spor. Det samme gælder, hvis medarbejderne oplever “missing links” mellem strategien og deres hverdag. Vi kan fx afholde workshops eller hjælpe med at udarbejde konkrete kommunikationsplaner eller kommunikationspolitikker i forlængelse af kommunikationsstrategien.
En del af dit hold. Hvis kommunikationsstrategien indebærer større forandringer, kan det være en fordel at kunne trække på vores rådgivere som forandringsagenter, der med kort varsel kan hjælpe med at løse opgaverne i hverdagen. Vi kan enten være tilgængelige lokalt ude hos jer eller via en telefonisk hotline og give sparring, hjælp til konkrete delopgaver eller at demonstrere, hvordan opgaverne kan løses på den måde, som kommunikationsstrategien lægger op til.
Fast underleverandør. En ny kommunikationsstrategi er ofte lig med flere arbejdsopgaver. Her er det vigtigt at prioritere arbejdsfordelingen på den optimale måde, og det kan være fordelagtigt at få løst nogle af opgaverne eksternt, så de interne ressourcer kan fokusere på deres kerneopgaver og de overordnede linjer. Opgaven som med fordel kan løses af en underleverandør: Proaktivt pressearbejde. Udarbejdelse af større produktioner, fx fysiske materialer, film og hjemmesider. Løbende monitorering af fx presseomtale, trafiktal på hjemmesiden og sociale medier.
Rostra kan hjælpe dig med at sikre, at din kommunikationsstrategi føres ud i livet i alle jeres kommunikationskanaler, ligesom vi kan måle på dens performance og evaluere den for dig.